RSS

Program Płatnik ZUS w praktyce

29 sie

Płatnik ZUS to narzędzie obecne w każdej firmie. Jego obsługa nie należy do najprostszych ale dzięki naszym wskazówkom pokonasz wszystkie przeszkody, jakie postawi ci na drodze. Zobacz, jak stawiać pierwsze kroki w programie do rozliczania składek. 


Jeżeli planujesz rozpocząć własną działalność gospodarczą musisz się liczyć z koniecznością wypełniania różnych druków, przekazywania do urzędów informacji i zeznań. Przykładem są dane płatnika i pracowników przesyłane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Aby je prawidłowo przygotować trzeba zapoznać się z obsługą dedykowanego do tego celu narzędzia – programu Płatnik. Pokazujemy w tym numerze, jak skonfigurować jego najważniejsze ustawienia i w jaki sposób tworzyć podstawowe formularze i zestawy dokumentów.

 

Instalacja programu
Zanim będziesz mógł skorzystać z programu musisz go zainstalować. Podczas tego procesu należy podjąć kilka istotnych decyzji. Dotyczą one na przykład rodzaju bazy danych. Pamiętaj, by plik instalacyjny został uruchomiony z prawami administratora, w przeciwnym razie nie uda się dodać Płatnika do systemu

1. Uruchom instalację Płatnika. Jeżeli system nie pracuje na koncie z uprawnieniami administracyjnymi, kliknij plik setup.exe prawym przyciskiem myszy i wybierz polecenie Uruchom jako administrator. Wpisz hasło i wciśnij [ENTER]. Katalog z plikami programu możesz pozostawić bez zmian. Warto jednak wskazać inne niż domyślne miejsce na dane. Najlepiej nie zapisywać ich na partycji systemowej. Zwiększy to ich poziom bezpieczeństwa. Przejdź do kolejnych kroków

2. Ważną decyzją jest wybór rodzaju bazy danych, z których będzie korzystał Płatnik. Do wyboru masz MS Access lub SQL. Pierwszy rodzaj ma mniejsze możliwości ale jest łatwiejszy w obsłudze i konfiguracji. Nie wymaga specjalistycznej wiedzy. Przeznaczony jest jednak raczej do obsługi mniejszej ilości danych i stanowisk. SQL sprawdza się w dużych firmach, jest wydajniejszy ale znacznie bardziej wymagający. Jeżeli prowadzisz niewielką firmę zdecydowanie zaznacz MS Access (MS Jet 4.0) . W kolejnym kroku wybierz opcję Chcę utworzyć bazę danych.

Kliknij, aby powiďż˝kszyďż˝Płatnik potrafi korzystać z dwóch rodzajów baz danych – Accessa oraz SQLa

3. W pierwszym polu od góry nadaj bazie nazwę. Najlepiej, by kojarzyła się ona z firmą, której dane będzie zawierała. Poniżej wpisz dwukrotnie to samo hasło zabezpieczające. Zdefiniuj dane konta Administratora. Najistotniejsze jest hasło, pozostałe można pominąć. Hasło musi mieć przynajmniej osiem znaków, zawierać małe i wielkie znaki, cyfry i znaki specjalne. Kliknij Instaluj, by rozpocząć instalację programu. Na koniec wybierz przycisk Zakończ.

Zmiana limitu czasowego hasła
Domyślne ustawienia Płatnika wymuszają zmianę hasła do programu co 30 dni. Powoduje to kłopoty z logowaniem do programu ponieważ użytkownicy często zapominają jak brzmi nowe hasło. Czas funkcjonowania zabezpieczenia można wydłużyć tym bardziej, że dostępne są narzędzia do wykrywania haseł Płatnika więc tak rygorystyczne ograniczenie utrudnia jedynie obsługę a nie chroni przed zdeterminowanym włamywaczem.

1. Zmianę można wprowadzić w rejestrze. Uruchom edytor klikając przycisk startowy i wpisując polecenie regedit. W lewym panelu rozwiń kolejno następujące klucze: HKEY_LOCAL_MACHINE, SOFTWARE, Asseco Poland SA, Płatnik, 8.01.001 i kliknij Parametry. Kliknij dwukrotnie wartość LimitHasła w prawym panelu .

Kliknij, aby powiďż˝kszyďż˝Hasła Płatnika nie można wyłączyć ale można zwiększyć czas jego ważności

2. Całkowite wyłączenie hasła nie jest możliwe. Można jedynie zwiększyć czas ważności pojedynczego zabezpieczenia. Pole Dane wartości zawiera liczbę oznaczającą dni pomiędzy kolejnymi zmianami. Domyślna wartość to 30. Zmień ją tak by ci odpowiadała. Najlepiej zdefiniować takie ustawienia, które spowoduje zmianę hasła przynajmniej raz w roku czyli co jakieś 350 dni. Wpisz w pole Dane liczbę 350 i kliknij OK. Zamknij edytor rejestru u uruchom Płatnika.

Pierwsze uruchomienie
Zanim rozpoczniesz prace Płatnik ZUS wymaga zdefiniowania różnych parametrów. Dotyczą one na przykład obsługiwanego za pomocą programu płatnika czy wysokości niektórych składek. Prawidłowe określenie danych ułatwi również pracę.

1. Uruchom program korzystając z menu startowego bądź ikony na pulpicie. Podaj hasło administratora. Podczas pierwszego uruchomienia na ekranie pojawi się kreator nowego płatnika. W pole Symbol płatnika wpisz nazwę skróconą firmy. Pod ta nazwą będzie dostępna twoja kartoteka w programie. Zaznacz, czy tworzysz konto dla osoby fizycznej czy prawnej i przejdź dalej. Jeżeli występujesz w imieniu innych płatników i przesyłasz za nich dokumenty zaznacz pole Posiadam uprawnienia do przesyłania dokumentów. Przejdź dalej.

2. Jeżeli dane dotyczące płatnika chcesz zaimportować z pliku REP pozostaw zaznaczone pole Import danych, w przeciwnym razie użyj opcji Manualne wprowadzanie danych płatnika. Zamknij okno komunikatu przyciskiem OK. Na kolejnych kartach musisz tera podać wszystkie dane rejestrowanej w programie działalności. Pierwsza karta to dane identyfikacyjne, kolejne dwie do adres siedziby i adres do korespondencji i ile się one różnią. Następnie kliknij kartę Inne i przycisk Dodaj. Wybierz odpowiedni rok i wpisz stopę procentową składki na ubezpieczenie zdrowotne. Jest ona ustalana na dany rok składkowy i różni się na przykład w zależności od wielkości firmy czy rodzaju prowadzonej działalności. Kliknij Dodaj w sekcji Rachunki bankowe płatnika składek i wprowadź numery kont bankowych.

3. Kliknij przycisk Weryfikuj. Zostaniesz przeniesiony automatycznie na kartę Wyniki weryfikacji, na której wyświetlone są błędy znalezione w formularzu rejestracyjnym . Po zaznaczeniu błędu na liście u dołu okna zapoznasz się z jego rozszerzonym opisem. Kliknij dwukrotnie dany wpis, a zostaniesz przeniesiony automatycznie do pola formularza, które wymaga poprawy. Jeżeli nie ma żadnych błędów (po weryfikacji zobaczysz komunikat Dane nie zawierają błędów), kliknij Zapisz i zamknij. Rejestracja danych kartoteki nowego płatnika została zakończona.

Kliknij, aby powiďż˝kszyďż˝Karta z weryfikacją błędów rejestracji nowego płatnika

4. Aby rozpocząć pracę musisz teraz wybrać płatnika, z którym będziesz pracował w programie. Jedna instalacja Płatnika może obsługiwać kilka firm dlatego zaznacz wybraną (właśnie wprowadzoną) na liście i kliknij przycisk Wybierz do kontekstu.

 

 

 

 

 

 

 

 

Jak zdefiniować operatora
Podczas instalacji Płatnika definiuje się jednego użytkownika. To administrator, który ma uprawnienia do modyfikowania wszystkich ustawień i parametrów programu. Tak wysoki poziom dostępu nie jest potrzebny do codziennej obsługi aplikacji. Niewskazane jest, by pracownik, który tworzy regularnie dokumenty dla ZUS-u, mógł dowolnie przekonfigurowywać aplikację. Dlatego administrator po zdefiniowaniu danych płatnika powinien od razu przygotować konto użytkownika, który będzie operatorem aplikacji.

1. Uruchom Płatnika i kliknij kategorię Administracja w lewym panelu programu. Wybierz przycisk Użytkownicy. Aby dodać nowe konto kliknij prawym przyciskiem myszy w centralnej części okna i z menu kontekstowego wybierz polecenie Nowy. Podaj login i podstawowe dane osoby takie, jak imię czy nazwisko. Zdefiniuj również hasło dostępu. Jeżeli chcesz uzupełnić szczegółowe informacje jak na przykład numer dowodu osobistego, PESEL czy adres kliknij przycisk Pełne dane.

2. Kliknij Uprawnienia. Umieszczając zaznaczenie w kolumnie Wybrany obok danego płatnika informujesz program, że dany operator ma uprawnienia do danych określonej firmy . Kliknij OK i OK w dwóch kolejnych oknach. Konto nowego użytkownika pojawi się na liście w programie.

Kliknij, aby powiďż˝kszyďż˝Definicja uprawnień nowego użytkownika w Płatniku

Nie zapominaj o archiwizacji
Dane z Płatnika powinny być zabezpieczone na wypadek awarii czy błędu użytkownika. Regularne tworzenie ich kopii jest koniecznością. Po zainstalowaniu nie są jednak zdefiniowane parametry archiwizacji. Nie zapomnij tego zmienić.

1. Uruchom Płatnika i zaloguj się do niego jako administrator. Rozwiń menu Administracja i wybierz polecenie Ustawienia archiwum. Na ekranie zobaczysz komunikat informujący o nieprawidłowej konfiguracji. Zamknij go klikając Tak. Zaznacz opcję Utwórz nowe archiwum i przejdź do kolejnego kroku kreatora.

2. Za pomocą przycisku Przeglądaj wskaż miejsce na dysku, w którym zapisywana bezie kopia danych. Idealnie byłoby gdyby nie była to partycja systemowa ani dysk, na którym przechowywana jest główna baza danych programu. Zabezpiecz dostęp do informacji za pomocą hasła – zdefiniujesz je w polach poniżej . Kliknij przycisk Utwórz. Jeżeli w przyszłości będziesz chciał zmienić parametry archiwum posłuż się przyciskiem Zmień bazę archiwum.

Kliknij, aby powiďż˝kszyďż˝Płatnik – definiowanie parametrów archiwum

Zmiana parametrów wysyłki
Dokumenty tworzone za pomocą Płatnika należy zawsze przekazać do urzędu. Metod wysyłki jest kilka. Możesz korzystać na przykład z wydruków papierowych bądź zapisać je na płycie CD. Najwygodniej jest jednak przekazywać formularze w formie elektronicznej. Nie trzeba przy tym od razu korzystać z podpisu elektronicznego. Jeżeli ten sposób wydaje ci się zbyt skomplikowany, zadanie wysyłki możesz zlecić osobie do tego uprawnionej. Metoda elektroniczna ułatwia jednak rejestrację przesyłek, weryfikację błędów i sprawdzanie czy zestawy dokumentów zostały zaakceptowane. Aby korzystać z elektronicznej wymiany informacji należy skonfigurować odpowiednio program. Domyślnie posługuje się on bowiem papierowymi wydrukami.

1. Rozwiń menu Przekaz i kliknij polecenie Ustawienia przekazu elektronicznego. Jeżeli robisz to pierwszy raz na ekranie zobaczysz okno zawierające weryfikację certyfikatów . Jeżeli jakiegoś brakuje przekaz elektroniczny może zostać uniemożliwiony. Rejestrację certyfikatu ZUS wykonasz za pomocą przycisku Rejestruj certyfikat z Internetu bądź z pliku po kliknięciu Rejestruj certyfikat z pliku. Jeżeli te operacje się nie powiodą zamknij komunikat i przejdź na kartę Listy CRL. W pole Adres certyfikatu ZUS wpisz www.zus.pl/bip/pliki/PE-1-ZUS-EWD.pemKliknij OK. Wybierz grupę Przekaz elektroniczny w panelu bocznym i przycisk Certyfikaty. Rozwiń menu Przekaz i wybierz polecenie Pobierz i rejestruj certyfikat ZUS. Zamknij okno komunikatu przyciskiem OK. Całkowicie elektroniczny sposób komunikacji wymaga także rejestracji własnego podpisu elektronicznego. Zrobisz to za pomocą polecenia Rejestruj certyfikat kwalifikowany.

2. Ponownie rozwiń menu Przekaz i kliknij polecenie Ustawienia przekazu elektronicznego. Przejdź na kartę Ustawienia ogólne. Jeżeli zaznaczysz Wysyłka automatyczna na adres program sam będzie przesyłał zestawy pod odpowiedni adres urzędu. Jeżeli chcesz pliku wysyłać przez stronę albo za pomocą poczty elektronicznej zaznacz Wysyłka samodzielna. Pola Lokalizacja przesyłek do ZUS i Lokalizacja przesyłek z ZUS to foldery, w których znajdują się pliki dla urzędu oraz dokumenty zwrotne. Zmienisz je za pomocą przycisków z prawej strony. Na koniec kliknij OK.

Jak zdefiniować operatora
Podczas instalacji Płatnika definiuje się jednego użytkownika. To administrator, który ma uprawnienia do modyfikowania wszystkich ustawień i parametrów programu. Tak wysoki poziom dostępu nie jest potrzebny do codziennej obsługi aplikacji. Niewskazane jest, by pracownik, który tworzy regularnie dokumenty dla ZUS-u, mógł dowolnie przekonfigurowywać aplikację. Dlatego administrator po zdefiniowaniu danych płatnika powinien od razu przygotować konto użytkownika, który będzie operatorem aplikacji.

1. Uruchom Płatnika i kliknij kategorię Administracja w lewym panelu programu. Wybierz przycisk Użytkownicy. Aby dodać nowe konto kliknij prawym przyciskiem myszy w centralnej części okna i z menu kontekstowego wybierz polecenie Nowy. Podaj login i podstawowe dane osoby takie, jak imię czy nazwisko. Zdefiniuj również hasło dostępu. Jeżeli chcesz uzupełnić szczegółowe informacje jak na przykład numer dowodu osobistego, PESEL czy adres kliknij przycisk Pełne dane.

2. Kliknij Uprawnienia. Umieszczając zaznaczenie w kolumnie Wybrany obok danego płatnika informujesz program, że dany operator ma uprawnienia do danych określonej firmy . Kliknij OK i OK w dwóch kolejnych oknach. Konto nowego użytkownika pojawi się na liście w programie.

Kliknij, aby powiďż˝kszyďż˝Definicja uprawnień nowego użytkownika w Płatniku

Nie zapominaj o archiwizacji
Dane z Płatnika powinny być zabezpieczone na wypadek awarii czy błędu użytkownika. Regularne tworzenie ich kopii jest koniecznością. Po zainstalowaniu nie są jednak zdefiniowane parametry archiwizacji. Nie zapomnij tego zmienić.

1. Uruchom Płatnika i zaloguj się do niego jako administrator. Rozwiń menu Administracja i wybierz polecenie Ustawienia archiwum. Na ekranie zobaczysz komunikat informujący o nieprawidłowej konfiguracji. Zamknij go klikając Tak. Zaznacz opcję Utwórz nowe archiwum i przejdź do kolejnego kroku kreatora.

2. Za pomocą przycisku Przeglądaj wskaż miejsce na dysku, w którym zapisywana bezie kopia danych. Idealnie byłoby gdyby nie była to partycja systemowa ani dysk, na którym przechowywana jest główna baza danych programu. Zabezpiecz dostęp do informacji za pomocą hasła – zdefiniujesz je w polach poniżej . Kliknij przycisk Utwórz. Jeżeli w przyszłości będziesz chciał zmienić parametry archiwum posłuż się przyciskiem Zmień bazę archiwum.

Kliknij, aby powiďż˝kszyďż˝Płatnik – definiowanie parametrów archiwum

Zmiana parametrów wysyłki
Dokumenty tworzone za pomocą Płatnika należy zawsze przekazać do urzędu. Metod wysyłki jest kilka. Możesz korzystać na przykład z wydruków papierowych bądź zapisać je na płycie CD. Najwygodniej jest jednak przekazywać formularze w formie elektronicznej. Nie trzeba przy tym od razu korzystać z podpisu elektronicznego. Jeżeli ten sposób wydaje ci się zbyt skomplikowany, zadanie wysyłki możesz zlecić osobie do tego uprawnionej. Metoda elektroniczna ułatwia jednak rejestrację przesyłek, weryfikację błędów i sprawdzanie czy zestawy dokumentów zostały zaakceptowane. Aby korzystać z elektronicznej wymiany informacji należy skonfigurować odpowiednio program. Domyślnie posługuje się on bowiem papierowymi wydrukami.

1. Rozwiń menu Przekaz i kliknij polecenie Ustawienia przekazu elektronicznego. Jeżeli robisz to pierwszy raz na ekranie zobaczysz okno zawierające weryfikację certyfikatów . Jeżeli jakiegoś brakuje przekaz elektroniczny może zostać uniemożliwiony. Rejestrację certyfikatu ZUS wykonasz za pomocą przycisku Rejestruj certyfikat z Internetu bądź z pliku po kliknięciu Rejestruj certyfikat z pliku. Jeżeli te operacje się nie powiodą zamknij komunikat i przejdź na kartę Listy CRL. W pole Adres certyfikatu ZUS wpisz www.zus.pl/bip/pliki/PE-1-ZUS-EWD.pemKliknij OK. Wybierz grupę Przekaz elektroniczny w panelu bocznym i przycisk Certyfikaty. Rozwiń menu Przekaz i wybierz polecenie Pobierz i rejestruj certyfikat ZUS. Zamknij okno komunikatu przyciskiem OK. Całkowicie elektroniczny sposób komunikacji wymaga także rejestracji własnego podpisu elektronicznego. Zrobisz to za pomocą polecenia Rejestruj certyfikat kwalifikowany.

2. Ponownie rozwiń menu Przekaz i kliknij polecenie Ustawienia przekazu elektronicznego. Przejdź na kartę Ustawienia ogólne. Jeżeli zaznaczysz Wysyłka automatyczna na adres program sam będzie przesyłał zestawy pod odpowiedni adres urzędu. Jeżeli chcesz pliku wysyłać przez stronę albo za pomocą poczty elektronicznej zaznacz Wysyłka samodzielna. Pola Lokalizacja przesyłek do ZUS i Lokalizacja przesyłek z ZUS to foldery, w których znajdują się pliki dla urzędu oraz dokumenty zwrotne. Zmienisz je za pomocą przycisków z prawej strony. Na koniec kliknij OK.

Zgłoszenie płatnika
Właściciel małej firmy to jednocześnie ubezpieczający i ubezpieczony. Pierwszym krokiem jaki należy wykonać jest jego zgłoszenie do ubezpieczenia. Wszystkie potrzebne dane zostały już wprowadzone podczas konfiguracji Płatnika.

1. Uruchom program. Jeżeli chcesz zgłosić do ubezpieczenia innego płatnika niż aktualnie wybrany rozwiń menu Płatnik i kliknij polecenie Rejestr płatników. Wskaż odpowiedni wpis na liście i użyj przycisk Wybierz do kontekstu bądź od razu kliknij na nim dwukrotnie. Ponownie rozwiń menu Płatnik ale tym razem wybierz jedną z opcji: Otwórz lub Pokaż.

2. W oknie, które zostanie wyświetlone kliknij menu Operacje. Rozwinie się lista poleceń, które dotyczą płatnika. Żadne informacje nie zostały jeszcze zgłoszone więc nie ma nic do korygowania. Zacznij od wybrania Zgłoszenie płatnika. Zaznacz opcję Zgłoszenie płatnika składek w sekcji Dane organizacyjne na karcie I-III. Większość pól jest już uzupełniona, dopisz brakujące, na przykład drugie imię, miejsce urodzenia czy obywatelstwo. W ostatnim przypadku zamiast wpisywać je ręcznie kliknij raz przycisk z trzema kropkami i w nowym oknie dwukrotnie rekord o nazwie POLSKIE.

3. Przejdź na kartę IV-V. Klikając przycisk obok pola Kod rodzaju uprawnienia rozwiniesz listę dostępnych kodów. Wskaż ten który dotyczy ciebie. Najczęściej będzie to 11 – wpis do ewidencji. Uzupełnij pozostałe pola, w tym informację o numerze rachunku bankowym. Jeżeli posiadasz dodatkowe bankowe rachunki firmowe zaznacz pole Czy płatnik posiada inne rachunki bankowe? . Ich zgłoszenie wykonasz na osobnym druku.

Kliknij, aby powiďż˝kszyďż˝kolejnych rachunków bankowych wykonuje się za pomocą dodatkowego druku

4. Wprowadź brakujące dane na kolejnych kartach formularza. Zwróć na przykład uwagę na pole Czy adres prowadzenia działalności jest inny niż adres siedziby. Uzupełnij także informacje dotyczące adresu zamieszkania. W sekcji Adres do korespondencji warto podać numer telefonu bądź adres poczty elektronicznej. Czasami urząd korzysta z tej formy komunikacji przyspieszając tym samym rozwiązanie niektórych prostszych spraw. Kliknij przycisk Weryfikuj i sprawdź czy w formularzu nie ma błędów. Popraw je jeżeli są. Druki zgłoszeniowe płatnika należy dostarczyć do urzędu w formie papierowej ale z poziomu formularza wydrukujesz jedynie wersję roboczą, która nie jest akceptowana przez urząd. Przygotujesz je później dodając do odpowiedniego zestawu. Zapisz i zamknij okno przyciskiem Zapisz i zamknij. Jeżeli chcesz dodać kolejne rachunki bankowe rozwiń menu Operacje i wybierz polecenie Zgłoszenie/zamknięcie numerów rachunków bankowych. Na koniec ponownie kliknij Zapisz i zamknij.

Listy ubezpieczonych
Zanim będziesz mógł stworzyć jakiekolwiek dokumenty rozliczeniowe Płatnik musi zostać uzupełniony o informacje dotyczące ubezpieczonych. Operację tę może przeprowadzić administrator jak również zwykły operator programu. Pamiętaj, że jeżeli prowadzisz działalność i zatrudniasz pracowników to jako właściciel firmy również musisz znaleźć się na liście ubezpieczonych.

1. Uruchom Płatnika i rozwiń grupę Ubezpieczeni z lewej strony. Kliknij przycisk Rejestr ubezpieczonych. Aby dodać do rejestru osobę, kliknij prawym przyciskiem myszy w centralnej części okna i z menu kontekstowego wybierz polecenie Nowy.

2. Uzupełnij pola na karcie Dane identyfikacyjne. Nie zapomnij wybrać z listy Kod oddziału NFZ właściwego dla ubezpieczonego oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia. Wprowadź informacje dotyczące zameldowania, zamieszkania oraz adresu do korespondencji. Przejdź na kartę Inne dane. O ile jest to konieczne. wprowadzisz tu informacje o szczególnym charakterze pracy bądź wykonywane w szczególnych warunkach. Kliknij przycisk Dodaj. Pierwsza lista służy do wybrania kodu tytułu ubezpieczenia . Po jej otworzeniu wybierz odpowiedni opis, a program sam umieści właściwy kod. W podobny sposób funkcjonuje druga lista z kodami pracy. Po wypełnieniu wszystkich pól kliknij przycisk Weryfikuj, by sprawdzić czy w formularzu nie ma błędów. Jeżeli są, usuń je. W przeciwnym razie możesz zapisać dane pracownika klikając przycisk Zapisz i zamknij. W podobny sposób dodaj do listy siebie, jako właściciela.

Kliknij, aby powiďż˝kszyďż˝Podczas dodawania pracownika do kartoteki można określić kody tytułu pracy w szczególnych warunkach

3. Każdego nowego pracownika (również siebie jako ubezpieczonego!) należy zgłosić do ubezpieczenia, dlatego kliknij grupę Dokumenty i przycisk Dokumenty wprowadzone w panelu z lewej strony. Kliknij prawym przyciskiem myszy w środkowej części okna, wybierz Nowy i Dokumenty zgłoszeniowe. Wskaż odpowiedni formularz – na początek najczęściej będzie to ZUS ZUA. Stawiając zaznaczenie obok nazwiska, wskaż na liście osoby, które chcesz zgłosić do ubezpieczenia i kliknij OK.

4. Zaznacz opcję Zgłoszenie do ubezpieczeń. Większość informacji dotyczących osoby jest wypełniona automatycznie. Istotne dane, które należy uzupełnić znajdują się głównie na kartach IV-VII i VIII-X. W sekcji Tytuł ubezpieczenia należy podać kod tytułu (inny będzie dla pracownika, a inny dla właściciela firmy). Program zrobi to automatycznie po wskazaniu odpowiedniego opisu na liście. Zaznacz też, jakim rodzajom ubezpieczenia podlega osoba. Zwykle należy wybrać wszystkie pola w sekcji Dane o obowiązkowych ubezpieczeniach społecznych. Właściciel zaś wskazuje ubezpieczenia dobrowolne. Określ również daty powstania obowiązku ubezpieczenia i ewentualnie kody wykonywanego zawodu. Zweryfikuj dane, popraw błędy i zapisz dokument.

Tworzenie dokumentów rozliczeniowych
Dokumenty rozliczeniowe pracowników tworzy się każdego miesiąca. Na ich podstawie naliczane są składki na poszczególne ubezpieczenia. Obowiązek ten
1. Dokumenty rozliczeniowe tworzy się w grupie Dokumenty po kliknięciu Dokumenty wprowadzone. Kliknij prawym przyciskiem, wybierz Nowy, a następnie Dokumenty rozliczeniowe. W najprostszej sytuacji będą potrzebne formularze RCA oraz DRA, jeżeli rozliczna osoba miała przerwę w opłacaniu składek, na przykład z powodu zwolnienia potrzebny będzie jeszcze RSA. DRA jako dokument podsumowujący może być wygenerowany na końcu. Zacznij od RCA. Pierwsza karta zawiera dane płatnika składek, kliknij drugą i za pomocą przycisku Dodaj dodaj pracownika. Zaznacz na liście pierwszą osoba i kliknij OK.

2. Uzupełnij brakujące pola formularza takie jak na przykład kod tytuły pracy czy wymiar. W sekcji Zestawienie należnych składek wpisz kwoty podstaw dla poszczególnych ubezpieczeń. Kliknij przycisk Wylicz , by program obliczył należne składki. O ile to potrzebne dopisz informacje o wypłaconych świadczeniach. Zweryfikuj i zapisz formularz. W podobny sposób wprowadź wszystkich pracowników łącznie z właścicielem. Na koniec jeszcze raz zweryfikuj, a następnie zapisz i zamknij cały zestaw.

3. Jeżeli potrzeba dodaj do Płatnika formularze ZUS RSA i ZUS RZA. Utwórz na koniec druk DRA. Zawiera on podsumowanie wszystkich składek. Wprowadź termin przesyłania deklaracji oraz u dołu, w sekcji Inne informacje liczbę ubezpieczonych. Wpisz ręcznie albo za pomocą przycisku Wstaw skopiuj z bazy programu stopę procentową składek na ubezpieczenie wypadkowe. Przejdź na kartę IV i kliknij przycisk Wylicz u góry okna. Uzupełnij ewentualnie brakujące dane na kolejnych kartach i zweryfikuj je. Po usunięciu błędów zapisz i zamknij formularz tworzenia druku ZUS DRA. Wszystkie stworzone do tej pory dokumenty widoczne są w sekcji Dokumenty wprowadzone i grupy Dokumenty.

4. Tworzenie dokumentów rozliczeniowych można usprawnić korzystając z druków wypełnionych w poprzednich miesiącach. Metoda ta sprawdza się idealnie, gdy wśród zatrudnionych nie ma większych zmian, a pensje pozostają na stałym poziomie. Aby z niej skorzystać otwórz okno z dokumentami a następnie rozwiń menu Narzędzia i wybierz opcję Twórz dokumenty rozliczeniowe. W kolejnym oknie kreatora wpisz identyfikator zestawu, na podstawie którego mają być wygenerowane nowe formularze. Uwaga, zestaw wzorcowy powinien być wysłany wcześniej do urzędu. Za pomocą opcji poniżej, wybierz typy dokumentów do powielenia . Zaznacz opcję Komplet rozliczeniowy i na liście poniżej wskaż odpowiedni miesiąc. Kliknij Dalej i Zakończ. Formularze znajdą się w oknie Dokumenty wprowadzone, otwórz je kolejno i zmodyfikuj dane. UWAGA! Jeżeli podstawy składek poszczególnych osób zmieniają się zanim wpiszesz nowe wartości koniecznie wyczyść zawartość wszystkich pól dotyczących podstaw i obliczonych opłat. W przeciwnym razie obliczenia wykonane przez program mogą być błędne!

 

Przygotowywanie zestawów dla urzędu
Dokumenty do urzędu zbiera się w tak zwane zestawy. Po skompletowaniu zbioru zatwierdza się je i dopiero wtedy można wydrukować bądź przesłać drogą elektroniczną. W przeciwnym razie cały czas traktowane są jak formularze robocze, a takich urząd nie akceptuje.

1. Kliknij grupę poleceń Zestawy w lewym panelu, a następnie przycisk Zestawy wprowadzone. Użyj polecenia Nowy z paska narzędzi bądź menu kontekstowego. W pole Nazwa zestawu wpisz nazwę tworzonego zbioru. Warto nadawać zestawom takie nazwy, które będą jasno określały ich zawartość. Kliknij przycisk Dodaj poniżej. Wyświetlone zostanie okno, zawierające listę stworzonych wcześniej formularzy, które nie zostały przypisane do żadnego zbioru . Stawiając zaznaczenie z lewej strony danego rekordu wybierzesz go do tworzonego zestawu.

Kliknij, aby powiďż˝kszyďż˝Stworzone wcześniej formularze łączy się w zestawy dokumentów

2. Jeżeli lista druków jest długa, a zależy ci tylko na kilku ułatwisz sobie ich znalezienie korzystając z filtra. Aby go włączyć użyj przycisku Pokaż filtr u dołu okna. Na karcie Dane podstawowe możesz określić warunki związane z datą wypełnienia czy statusem dokumentów. Jeżeli to nie wystarcza kliknij kartę Zaawansowane. Uzyskasz dostęp do opcji pozwalających wyszukać formularze po typie, posortowane ze względu na płatnika czy ubezpieczonych. Dodatkowe karty pozwalają wybrać same zgłoszenia bądź rozliczenia. Karta Sortowanie pozwala określić sposób wyświetlania wyników. Aby uruchomić wyszukiwania kliknij przycisk Znajdź. Usunięcie zdefiniowanych warunków możliwe jest za pomocą przycisku Usuń warunki. Jeżeli często korzystasz z tych samych parametrów możesz zapisać definicję wyszukiwania. Zrobisz to za pomocą przycisku Zapisz warunki.

3. Po wybraniu formularzy kliknij przycisk OK. Koniecznie zweryfikuj zestaw za pomocą polecenia Weryfikuj. Po poprawieniu ewentualnych błędów (możesz to zrobić jedynie na dokumentach źródłowych, a nie w zestawie) kliknij przycisk Wyślij, by utworzyć przesyłkę do urzędu. Pamiętaj, że wygenerowanie przysyłki zablokuje możliwość edycji formularzy. Zamknij okno komunikatu przyciskiem Tak. Domyślnie wszystkie pliki przesyłane są na drukarkę. Oznacz zestaw jako wysłany klikając przycisk Tak i OK. Aby przekazać zestaw do wysłania osobie do tego uprawnionej możesz dane zapisać w pliku xml. Zrobisz to klikając na wysłanym zestawie prawym przyciskiem myszy i wybierając Zapisz do pliku.

Potwierdzenie przesyłki
Każdy wysłany zestaw można potwierdzić i zarejestrować. Potrzebny jest do tego jedynie identyfikator przesyłki. Operację tę możesz przeprowadzić dla wysyłki automatycznej i samodzielnej przeprowadzanej za pomocą strony internetowej. Opcja jest niedostępna dla dokumentów przekazywanych w postaci papierowej i na płytach CD.

1. Przed rejestracją zestawu należy pobrać identyfikator wysyłki. Jeżeli przekaz wykonany był z poziomu Płatnika identyfikator jest pobierany i rejestrowany w systemie automatycznie. Podczas korzystania ze strony, po zakończonej przesyłki identyfikator jest wyświetlany na ekranie. Przejdź do grupy Zestawy i kliknij przycisk Zestawy wysłane. Kliknij dwukrotnie zestaw, dla którego chcesz zarejestrować identyfikator przesyłki. Rozwiń menu Narzędzia i kliknij polecenie Wprowadź identyfikator przesyłki. Wpisz kod i kliknij OK. Jeżeli przesyłałeś formularze pocztą elektroniczną możesz wczytać kod potwierdzenia z wiadomości zwrotnej. Służy do tego polecenie Pobierz z pliku.

2. Otwórz okno zestawów wysłanych i zestaw do potwierdzenia. Rozwiń menu Narzędzia i kliknij polecenie Pobierz i rejestruj potwierdzenie. Zamknij okno komunikatu przyciskiem Tak. Potwierdzenie możesz także załadować z pliku. W takiej sytuacji z menu Narzędzia wybierz Rejestruj potwierdzenia z pliku. Kliknij Tak, wskaż plik potwierdzenia i kliknij Otwórz. Zestawy drukowane potwierdzisz ręcznie za pomocą polecenia Oznacz jako potwierdzony. Minusem takiego rozwiązania jest brak informacji o poprawności przesłanych dokumentów czy brak informacji o błędach wysyłki.

RMUA dla każdego
Każdy zatrudniony powinien otrzymać co miesiąc druk RMUA. Jest on potwierdzeniem opłacenia Sładek przez płatnika i wymagany na przykład podczas korzystania ze służby zdrowia.

1. Z poziomu dowolnego okna programu kliknij menu Narzędzia i wybierz z niego polecenie Twórz raporty RMUA. Przejdź pierwsze okno kreatora i w kolejnym zaznacz opcję Wskaż identyfikator dokumentów. Na listach poniżej ustaw wartości odpowiednie dla zestawu z którego chcesz wydrukować raporty dla pracowników .

Kliknij, aby powiďż˝kszyďż˝Raporty RMUA drukuje się z po wysłaniu zestawu dokumentów

2. Jeżeli chcesz wydrukować raporty dla wszystkich zatrudnionych pozostaw zaznaczenie przy opcji Twórz dokumenty dla wszystkich ubezpieczonych. W przeciwnym razie zaznacz Twórz dokumenty dla wybranych i kliknij przycisk Wybierz ubezpieczonych. W kolejnym kroku możesz przesłać formularze do drukarki bądź zapisać je w pliku tekstowym. Modyfikacji opcji dokonasz po kliknięciu przycisku Ustawienia wydruku, dane umieścisz w pliku po zaznaczeniu pola Zapisz raport w pliku (za pomocą przycisku Przeglądaj wskaż miejsce na dysku, w którym ma się znaleźć). Kliknij Dalej i Zakończ.

Materiał pochodzi z http://www.pcworld.pl

About these ads
 
1 komentarz

Posted by w dniu Sierpień 29, 2011 w Uncategorized

 

One response to “Program Płatnik ZUS w praktyce

  1. D.

    Marzec 15, 2013 at 9:48 am

    Bardzo pomocne Dzięki bardzo

     

Dodaj komentarz

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

WordPress.com Logo

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Log Out / Zmień )

Twitter picture

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Log Out / Zmień )

Facebook photo

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Log Out / Zmień )

Google+ photo

Komentujesz korzystając z konta Google+. Log Out / Zmień )

Connecting to %s

 
Obserwuj

Otrzymuj każdy nowy wpis na swoją skrzynkę e-mail.

%d bloggers like this: